Kansainvälinen etätyökulttuuri – Monta sijaintia, yhdet säännöt

Kansainvälisen tiimin luominen alkaa jo rekrytointivaiheessa. Kansainväliset rekrytointitilaisuudet voivat olla joko virtuaalisia tai paikan päällä tapahtuvia. Kummallakin lähestymistavalla on omat etunsa ja haittansa:
 

• Virtuaalisesti toteutetut tilaisuudet mahdollistavat hakijoiden tavoittamisen ympäri maailmaa. Fyysistä läsnäoloa ei tarvita, mikä säästää aikaa, kustannuksia ja vähentää ympäristövaikutuksia.
  
   
• Virtuaaliset haastattelut ja testit auttavat saamaan hyvän käsityksen hakijoiden taidoista ja soveltuvuudesta etätyöskentelyyn. Paikan päällä tehtävä rekrytointi voi auttaa arvioimaan paremmin kansainvälisen osaajan kulttuurista soveltuvuutta ja sopeutumista uuteen ympäristöön.

• Fyysinen osallistuminen voi olla kallista ja hankalaa hakijoille, jotka asuvat kaukana. Yritysten kannattaa harkita kumpi lähestymistapa sopii parhaiten käytettäväksi  kansainvälisissä rekrytoinneissa.

Yritysten tulee ottaa huomioon rekrytointitavoitteet, budjetti ja hakijoiden sijainti. Rekrytoinnissa voit käyttää myös hybridimallia eli yhdistää lähestymistapoja tarpeen mukaan. Ensimmäisessä vaiheessa virtuaaliset haastattelut voivat olla hyvä ratkaisu, ja lopulliset haastattelut voidaan toteuttaa valituille hakijoille paikan päällä.

Tehokkaan etätyökulttuurin luominen kansainvälisessä tiimissä tarkoittaa yritykseltäsi suunnitelmallisuutta, selkeää viestintää ja ymmärrystä kulttuurieroista. Tavoitteiden ja odotusten on oltava selkeitä, ja esihenkilön tehtävänä on varmistaa, että tiimin jäsenet tietävät yhteiset tavoitteet, tiimin roolit ja vastuut.

Avoimuus ja läpinäkyvyys auttaa kaikkia suuntaamaan työnsä samaa päämäärää kohti. Määrittele siis, mitä odotuksia työnantajalla on työn laadusta, aikatauluista ja viestinnästä.

Suoritusodotuksilta kaivataan selkeyttä, jolloin kaikki tietävät, mitä heiltä odotetaan etätyöskentelyssä. Tiimin jäsenten välinen viestintä on monikanavaista, eli kannattaa käyttää viestintään muun muassa videokokouksia, pikaviestejä (chat) ja projektinhallintatyökaluja.
 

Yrityksen kannattaa valita sellaisia projektinhallintatyökaluja, jotka ovat helposti käytettävissä eri aikavyöhykkeillä. Näitä voivat olla esimerkiksi Slack, Zoom ja Trello. Kirjallinen viestintä on erittäin tärkeää kansainvälisessä tiimissä, koska kulttuurierot ja kielimuuri voivat aiheuttaa väärinymmärryksiä. Yksinkertainen ja selkeä kieli on paras kirjalliseen viestintään.

Kokoukset ja aikataulut suunnitellaan huomioiden tiimin jäsenten eri aikavyöhykkeet. Suunnitteluun sopivia työkaluja ovat esimerkiksi Google Calendar ja World Time Buddy, joiden avulla voidaan löytää yhteisiä aikoja.

Kulttuuritietoisuus on myös tärkeää kansainvälisen tiimin etätyössä. Ymmärrä ja kunnioita tiimin jäsenten kulttuurista taustaa, jotka vaikuttavat palautteen antotapaan ja muodolliseen tai epämuodolliseen kommunikointiin.

Tiimin yhteenkuuluvuutta voi lisätä säännöllisillä virtuaalisilla tiimitapaamisilla, joissa kaikilla tiimin jäsenillä on mahdollista olla vuorovaikutuksessa toistensa kanssa. Tiimitapahtumat voivat olla myös epämuodollisia, kuten virtuaalinen kahvitauko tai pelitapahtuma. Näillä voi olla isokin merkitys tiimin yhteishengen näkökulmasta.

Joustavuuden salliminen tiimin jäsenille heidän omien aikataulujensa suhteen on omiaan lisäämään työtyytyväisyyttä ja tehokkuutta. Anna tiimin jäsenille vapaus päättää, miten he työnsä suorittavat, kunhan odotukset täyttyvät ja tavoitteet saavutetaan. Tämä on autonomian korostamista.

Rakenna kansainvälinen tiimi luottamuksen perustalle, koska se on avain tehokkaaseen etätyökulttuuriin. Luottamuksen rakentumisessa avoimen palautteen antaminen on elintärkeää. Työympäristön on siis oltava sellainen, että se mahdollistaa tiimin jäsenille palautteen antamisen ja saamisen avoimessa sekä rakentavassa hengessä.

Työn ja vapaa-ajan tasapainottaminen korostuu etätöissä. Kannusta tiimiläisiä pitämään huolta työ- ja vapaa-ajan balanssista ja kunnioita itse tiimiläisten vapaa-aikaa välttämällä kokouksia ja sähköposteja epäsopiviin aikoihin.

Yritysten kannattaa tukea koulutusta ja kehittymistä tarjoten koulutusmahdollisuuksia tiimille, mukaan lukien etätyöskentelytaitojen parantamiseen ja uusien työkalujen käyttöönottoon liittyvät koulutukset.

Kansainvälisten etätiimien rakentaminen on monivaiheinen, mutta palkitseva prosessi. Kun yrityksesi panostaa suunnitelmallisuuteen, selkeään viestintään ja kulttuurien ymmärtämiseen, voi etärekrytointi tuoda mukanaan paitsi uudenlaista osaamista myös tuoreita näkökulmia ja innovaatioita.

Nyt on hyvä hetki harkita kansainvälistä etärekrytointia osaksi strategiaasi – rohkeus tässä avaa ovia laajemmille markkinoille ja monipuolisemmalle osaajaverkostolle.